LuatVietnamLogo

Lập Biên bản điều chỉnh hóa đơn bằng Paperless

Posted: 15/5/2019 | Latest updated: 17/5/2019 6:25:29 PM (GMT+7) | LuatVietnam: 4710

LuatVietnamBạn chỉ mất vài phút để lập một Biên bản điều chỉnh hóa đơn bằng Paperless. Thông tin về bên A và/hoặc bên B có thể dùng chức năng "Lấy thông tin" nếu đã từng lập biên bản cho bên đó. Bài viết dưới đây hướng dẫn việc lập Biên bản điều chỉnh hóa đơn trong trường hợp hóa đơn chỉ sai sót về tên và/hoặc địa chỉ bên mua hàng

Khởi tạo

Để bắt đầu, hãy đăng nhập LuatVietnam. Sau khi đăng nhập, đưa trỏ chuột đến menu PAPERLESS và chọn Biên bản điều chỉnh HĐ

Nếu hóa đơn chỉ sai tên và/hoặc địa chỉ bên mua hàng, bạn hãy nhấp chọn "Chỉ sai tên và/hoặc địa chỉ bên mua hàng" và nhấn nút Next. 


Ngược lại, nếu chọn "Không phải 2 trường hợp trên" bạn cần xem hướng dẫn tại đây hoặc lập ngay mẫu tương ứng cho trường hợp đó tại đây

 

Sau khi nhấn Next, PAPERLESS sẽ cung cấp cho bạn một form nhập dữ liệu như dưới đây. Trong đó, các vùng và cách thức nhập liệu được định dạng và quy ước như sau:

- Ngày lập: Mặc định là ngày hiện hành, tuy nhiên bạn có thể nhấp Calendar ngay bên cạnh để chọn lại ngày khác.

- Hạn lưu trữ: Mặc định là 5 năm kể từ ngày hiện hành. Bạn có thể nhấp Calendar để chọn lại.

- Tự động hủy sau khi hết hạn lưu trữ (nhấp để bật): Nếu được bật, biên bản này sẽ tự động gỡ khỏi hệ thống sau khi hết hạn lưu trữ. Nếu không bật, biên bản sẽ được lưu trữ cho đến khi bạn quyết định tự xóa nó

- Thông tin Bên nhận hóa đơn (Bên A): Bạn cần nhập đủ trong lần đầu lập biên bản cho khách hàng này. Các lần sau, chỉ cần nhấp "Lấy thông tin" và chọn từ danh sách. Thông tin sẽ tự có.

- Thông tin Bên phát hành hóa đơn (Bên B): tương tự như trên

- Số hóa đơn: bạn nên ghi số và ký hiệu đầy đủ của hóa đơn

- Ngày hóa đơn: nhấp Calendar để chọn

- Tiêu chí ghi sai: bạn chỉ có thể chọn 1 trong 2 trường hợp và chỉ có 2 trường hợp này mới được phép lập Biên bản điều chỉnh hóa đơn theo quy định tại Khoản 7.b Điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTCstatus2 . Ngoài 2 trường hợp này, Biên bản điều chỉnh hóa đơn không có giá trị

- Đã ghi: ghi nguyên văn nội dung từ hóa đơn (ghi sai)

- Điều chỉnh lại: ghi lại cho đúng

Sau cùng nhấn nút "Lập Biên bản điều chỉnh hóa đơn" và chờ trong khoảng 10 giây, bạn sẽ nhận được 2 nút để xem kết quả

Công việc khởi tạo Biên bản điều chỉnh hóa đơn đến lúc xem như hoàn tất. Nhấn nút để xem bản Word hoặc bản PDF của biên bản

 

Xem lại và sửa đổi

Nếu chưa vừa ý với Biên bản đã tạo, bạn có thể sửa đổi nó, không nhất thiết phải lập thêm cái mới.

Trước hết, hãy trở về Trang chủ hoặc đăng nhập vào https://paperless.vn . Từ Trang chủ, nhấp BM - Biểu mẫu và chọn Danh mục. Tại trang Danh mục, bạn sẽ thấy Biên bản của mình, kể cả những biểu mẫu khác do chính mình khởi tạo. Nếu bạn đã tạo nhiều biểu mẫu, có thể dùng chức năng Tìm kiếm (SEARCH) để truy xuất

Sau khi tìm thấy, nhấp vào tên file để xem và tiến hành sửa đổi (Edit)

 

 Sau khi sửa đổi, dữ liệu mới sẽ được cập nhật cho Biên bản

 

Gởi mail

Gởi tự động

Ngay sau khi Biên bản được khởi tạo, một thư điện tử  với nội dung của Biên bản được gởi về email của cả hai bên A và B để thông báo. Bức mail được gởi đi từ admin@paperless.vn (bạn nên thêm địa chỉ mail này vào contact list để không bỏ lỡ các email quan trọng từ PAPERLESS) và có hình thức như sau:

 

Gởi chủ động

Bạn có thể chủ động gởi Biên bản đến cho khách hàng hoặc gởi cho chính mình bằng cách nhấp Mail ở mà hình xem toàn văn Biên bản. Khi gởi chủ động, email sẽ tự động đính kèm file của Biên bản.

Để gởi chủ động, bạn thực hiện theo trình tự như đã hướng dẫn ở mục Xem lại và Sửa đổi. tại đây, thay vì nhấn Edit để sửa đổi, bạn hãy nhấn Mail để gởi mail

 

Lưu trữ

Tất cả biểu mẫu của khách hàng LuatVietnam khởi tạo trên PAPERLESS  đều được lưu trữ và bảo mật. Thời hạn lưu trữ được thiết lập mặc định là vĩnh viễn nếu bạn không bật chế độ tự hủy ngay lúc khởi tạo.

Trường hợp bạn không còn thuê bao LuatVietnam, biên bản này cũng như các biểu mẫu khác của bạn vẫn tiếp tục được lưu trữ cho đến khi bạn có email yêu cầu xóa nó hoặc bạn tự tay xóa trước khi hết hạn thuê bao LuatVietnam.

Cũng trong trường hợp không còn thuê bao LuatVietnam, nếu muốn truy xuất lại biểu mẫu của mình, bạn cần liên hệ với quản trị viên của PAPERLESS để được cấp tài khoản dùng tạm 24 giờ

 

 

 
LuatVietnam
idea Vui lòng ghi rõ Nguồn: luatVietnam.net khi đăng tải lại bài viết này