LuatVietnamLogo

Thu hồi hóa đơn bằng Paperless

Posted: 16/5/2019 | Latest updated: 17/5/2019 6:20:07 PM (GMT+7) | LuatVietnam: 4711

LuatVietnamChúng tôi đã có hướng dẫn cách dùng Paperless để lập Biên bản điều chỉnh hóa đơn cho trường hợp hóa đơn chỉ sai tên và/hoặc địa chỉ bên mua hàng. Bài viết dưới đây tiếp tục hướng dẫn cách lập biên bản thu hồi hoặc bổ sung hóa đơn cho các trường hợp sai sót khác

Có bao nhiêu loại biên bản về hóa đơn?

Một hóa đơn đã lập nếu có sự sai sót sẽ có đến 3 loại mẫu biên bản áp dụng cho từng trường hợp khác nhau. Cụ thể:

Trường hợp 1: nếu chỉ sai sót về tên và/hoặc địa chỉ của bên mua hàng, chỉ cần lập Biên bản điều chỉnh trực tiếp, không cần phát hành hóa đơn mới (Khoản 7 Điều 3 Thông tư số 26/2015/TT-BTC). Xem hướng dẫn cách lập loại biên bản này tại đây

Trường hợp 2: ghi sai một hoặc một số các tiêu chí bắt buộc gồm: mã số thuế, tên hàng, đơn vị tính, số lượng, thuế suất GTGT, thành tiền, số tiền thuế GTGT, tổng số tiền, số tiền bằng chữ. Trường hợp này cần xác định hóa đơn bị sai sót đã kê khai thuế hay chưa. Nếu chưa thì lập Biên bản thu hồi hóa đơn và phát hành hóa đơn mới thay thế (Khoản 2 Điều 20 Thông tư 39/2014/TT-BTC)

Trường hợp 3: cũng là các sai sót của trường hợp 2 nhưng hóa đơn đã khai thuế. Trường hợp này, sẽ phải lập Biên bản ghi nhận từng sai sót và lập hóa đơn điều chỉnh. Căn cứ hóa đơn điều chỉnh, mỗi bên sẽ tự khai bổ sung hồ sơ thuế của mình (Khoản 3 Điều 20 Thông tư 39/2014/TT-BTC)

Hướng dẫn dưới đây giúp bạn lập biên bản để xử lý hóa đơn thuộc trường hợp 2 hoặc 3

 

Khởi tạo

Để bắt đầu, hãy chọn Biên bản điều chỉnh hóa đơn từ menu PAPERLESS của LuatVietnam. Menu này chỉ xuất hiện sau khi bạn đăng nhập

Nếu bạn đã từng đăng nhập vào https://paperless.vn , bạn có thể chọn "Tạo mới" trong mục "BM - Biểu mẫu" tại TRANG CHỦ của PAPERLESS. Nếu khởi tạo từ đây, bạn sẽ phải chọn tiếp option "Biên bản thu hồi/bổ sung hóa đơn" và nhấn Next

 

 

Tiếp theo, bạn cần nhấp chọn tình trạng sai sót của hóa đơn. Như đã nói ở trên, mỗi tình trạng sai sót sẽ phải áp dụng biểu mẫu khác nhau.  

Nếu "Chỉ sai tên và/hoặc địa chỉ bên mua hàng", PAPERLESS sẽ cung cấp cho bạn mẫu Biên bản trực tiếp điều chỉnh sai sót của hóa đơn và không cần phát hành hóa đơn mới thay thế. Xem hướng dẫn việc lập mẫu biên bản này tại đây hoặc lập ngay mẫu này tại đây

 

Ngược lại, nếu "Không phải sai tên và/hoặc địa chỉ bên mua hàng", bạn cần tiếp tục xác định hóa đơn đó đã khai thuế hay chưa:

Tùy thuộc vào tình trạng khai thuế, PAPERLESS sẽ cung cấp cho bạn loại biểu mẫu phù hợp. Tuy nhiên, nếu chọn nhầm, bạn có thể Back về trang được để chọn lại. Hoặc ngay cả khi đã lập xong Biên bản mới phát hiện chọn nhầm tình trạng khai thuế, bạn vẫn có thể sử dụng chức năng Edit để thay đổi mẫu

 

Sau các lựa chọn, PAPERLESS sẽ cung cấp cho bạn một form nhập dữ liệu cho Biên bản. Trong đó, các vùng và cách thức nhập liệu được định dạng và quy ước như sau:

 

Ngày lập: Mặc định là ngày hiện hành, tuy nhiên bạn có thể nhấp Calendar ngay bên cạnh để chọn lại ngày khác.

Hạn lưu trữ: Mặc định là 5 năm kể từ ngày hiện hành. Bạn có thể nhấp Calendar để chọn lại.

Tự động hủy sau khi hết hạn lưu trữ (nhấp để bật): Nếu được bật, biên bản này sẽ tự động gỡ khỏi hệ thống sau khi hết hạn lưu trữ. Nếu không bật, biên bản sẽ được lưu trữ cho đến khi bạn quyết định tự xóa nó

Bạn có thể nhấp xem trước 2 loại mẫu biên bản, một dành cho trường hợp hóa đơn chưa khai thuế và một cho trường hợp đã khai thuế

 

Thông tin Bên nhận hóa đơn (Bên A): Bạn cần nhập đủ trong lần đầu lập biên bản cho khách hàng này. Các lần sau, chỉ cần nhấp "Lấy thông tin" và chọn từ danh sách. Thông tin sẽ tự có.

Thông tin Bên phát hành hóa đơn (Bên B): tương tự như trên

Số hóa đơn: bạn nên ghi đầy đủ ký hiệu và số của hóa đơn

Ngày phát hành: nhấp Calendar để chọn

Lý do thu hồi: chúng tôi để mặc định là "ghi sai tiêu chi bắt buộc", tuy nhiên, bạn có thể viết lại cho đúng thực tế

Kê khai thuế: bạn cần lựa chọn chính xác rằng hóa đơn này "Chưa kê khai thuế" hay "Đã kê khai thuế". Lựa chọn này rất quan trọng vì nó sẽ áp dụng mẫu biên bản khác nhau. Sau khi bạn chọn, nút xanh hoặc cam sẽ chỉ còn lại 1 nút tương ứng

Nội dung điều chỉnh: phần này có thể lập nhiều dòng. Sau khi nhập đủ dữ liệu cho một dòng, bạn phải nhấn biểu tượng  để lưu và tiếp tục dòng mới. Cần lưu ý là nếu bạn chỉ cần 1 dòng dữ liệu cũng phải nhấn biểu tượng này

 

Nếu muốn xóa dòng, hãy nhấn biểu tượng .

Nếu muốn sửa lại dữ liệu của một dòng, nhấn biểu tượng 

Sau khi sửa xong dòng dữ liệu, đừng quên nhấn biểu tượng để lưu.

Sau cùng, nhấn nút Lập biên bản... để khởi tạo biên bản. Sau khoảng 10 giây, PAPERLESS sẽ trả về 2 nút như dưới đây để để để bạn mở xem, download, in và gởi mail biểu mẫu của mình

Hai địa chỉ email mà bạn nhập ở phần Thông tin Bên A, Bên B cũng đồng thời nhận được thông tin về Biên bản này, trong đó có sẵn link để người nhận mở xem biểu mẫu.

 

Xem lại và sửa đổi

Nếu chưa vừa ý với Biên bản đã tạo, bạn có thể sửa đổi nó, không nhất thiết phải lập thêm cái mới.

Trước hết, hãy trở về Trang chủ hoặc đăng nhập vào https://paperless.vn . Từ Trang chủ, nhấp BM - Biểu mẫu và chọn Danh mục. Tại trang Danh mục, bạn sẽ thấy Biên bản của mình, kể cả những biểu mẫu khác do chính mình khởi tạo. Nếu bạn đã tạo nhiều biểu mẫu, có thể dùng chức năng Tìm kiếm (SEARCH) để truy xuất

Sau khi tìm thấy, nhấp vào tên file để xem và tiến hành sửa đổi (Edit)

 

 Sau khi sửa đổi, dữ liệu mới sẽ được cập nhật cho Biên bản

 

Gởi mail

Gởi tự động

Ngay sau khi Biên bản được khởi tạo, một thư điện tử  với nội dung của Biên bản được gởi về email của cả hai bên A và B để thông báo. Bức mail được gởi đi từ admin@paperless.vn (bạn nên thêm địa chỉ mail này vào contact list để không bỏ lỡ các email quan trọng từ PAPERLESS) và có hình thức như sau:

 

Gởi chủ động

Bạn có thể chủ động gởi Biên bản đến cho khách hàng hoặc gởi cho chính mình bằng cách nhấp Mail ở mà hình xem toàn văn Biên bản. Khi gởi chủ động, email sẽ tự động đính kèm file của Biên bản.

Để gởi chủ động, bạn thực hiện theo trình tự như đã hướng dẫn ở mục Xem lại và Sửa đổi. tại đây, thay vì nhấn Edit để sửa đổi, bạn hãy nhấn Mail để gởi mail

 

Lưu trữ

Tất cả biểu mẫu của khách hàng LuatVietnam khởi tạo trên PAPERLESS  đều được lưu trữ và bảo mật. Thời hạn lưu trữ được thiết lập mặc định là vĩnh viễn nếu bạn không bật chế độ tự hủy ngay lúc khởi tạo.

Trường hợp bạn không còn thuê bao LuatVietnam, biên bản này cũng như các biểu mẫu khác của bạn vẫn tiếp tục được lưu trữ cho đến khi bạn có email yêu cầu xóa nó hoặc bạn tự tay xóa trước khi hết hạn thuê bao LuatVietnam.

Cũng trong trường hợp không còn thuê bao LuatVietnam, nếu muốn truy xuất lại biểu mẫu của mình, bạn cần liên hệ với quản trị viên của PAPERLESS để được cấp tài khoản dùng tạm 24 giờ

 

Hỗ trợ

Nếu bạn chưa hiểu rõ cách khởi tạo các biểu mẫu PAPERLESS, vui lòng gọi (028) 3831 5726 (ext. 603) hoặc gởi email đến admin@paperless.vn  để được hỗ trợ

 

 
LuatVietnam
idea Vui lòng ghi rõ Nguồn: luatVietnam.net khi đăng tải lại bài viết này